Вступить в Клуб
Я ОБОЖАЮ Google Календарь. В этой статье объясню, почему и ты должен.
Google Календарь идеально работает в двух сценариях:
КАК ВСЁ УСПЕВАТЬ?
Честно? Хрен его знает. Я не успеваю всё. Даже половину не успеваю. Но это по тупой причине, что я слишком много всего хочу успеть.
Но Google Календарь (давай я дальше буду писать просто Календарь) помогает успевать вторую половину дел, а мог прокрастинировать намного больше.
Как это работает?
ВОТ ТАК =>
После визуализации моего Календаря объяснять станет проще. Тот факт, что я планировал выпустить статью 23 апреля, а пишу эти строчки 6 мая никак не должен смущать. Такое бывает.
Принципы ведения дел в Календаре:
- Всё что планируешь делать заноси в календарь (обязательно)
- Делай всё, что поставил в календарь (опционально, но желательно)
- Рассказывай всем, насколько ты стал продуктивнее с календарём (иначе зачем это всё?)
Дисклеймер: Google Календарь нужен не всем. Если за день у тебя 2 задачи, одна из которых посмотреть youtube, с большой вероятностью на календарь ты забьёшь уже завтра.
Благодаря этому я быстро понимаю, что день не резиновый и не пытаюсь запланировать на день создание стратегии, 5 консультаций, 2 эфира и ещё 3 раза покушать. Физически не влезет.
Квикли — сервис для омниканального общения. Подключи все соцсети, мессенджеры и чат на сайте к одному сервису и отвечай на все вопросы пользователей в одном месте.
После первой недели в Календаре и сорванных сроков планирование времени из оптимистического переходит в реальное, с учётом прокрастинации в Telegram-чатах и ответах на Direct.
Фактически Календарь для своего тайм-менеджмента я использую как планировщик времени, задач и напоминаний о следующем проекте. Там я бронирую время на консультации, обед и даже на поход к зубному (я серьёзно).
КАК УПРАВЛЯТЬ КОМАНДОЙ?
Google Календари начинают быть действительно полезными, если ты управляешь с их помощью другими людьми. Этот способ я впервые увидел в digital-агентстве getbob, после чего успешно пересадил на него почти весь SETTERS.
Это абсолютно рабочая методика, которая справляется всегда и везде.
С этой проблемой сталкивается любой коллектив в котором есть несколько постановщиков и исполнителей задач.
Сравним 2 ситуации:
В ситуации 1 менеджер чётко знает, что делает каждый из его исполнителей, он понимает их загрузку и может перераспределять задачи по их важности и срочности.
В ситуации 2 тот же менеджер уже не знает ничего. В каждого из его исполнителей задачи ставят ещё пара менеджеров и понять, какая загрузка у дизайнера, и какие проекты самые важные в данный момент можно только потратив минут 20 на общение со всеми участниками процесса.
Возникает хаос и срывы сроков.
Победить беспорядок нам поможет совместный переход в Календари и планирование чужого времени. Менеджер проекта выступает не только управленцем, но и планирует чужое время. Точнее может это делать.
Всё работает просто. Весь коллектив обменивается своими календарями. Сделать это просто, достаточно разрешить доступ в свой календарь по ссылке либо разрешить доступ в календарь по email.
После этого шага вы получаете возможность не только видеть планирование и загрузку других специалистов, но и планировать время за них.
Работа системы предполагает:
- Невозможность постановки задачи на уже занятое время
- Постановку задачи с подробным описанием и/или ссылкой на задачу в системе управления проектами
- Необходимость договариваться между постановщиками о переносе задач
- Долгосрочное планирование задач менеджером проекта (создание повторяющихся задач, бронирование времени дизайнера за 1-2 недели до срока выполнения)
- Создание «свободных окон» специалистами для приёма срочных задач, а не планирование времени с 10 до 19 без перерывов
- Менеджер и исполнитель адекватно планируют своё и чужое время и работают по графику
- Все встречи и статусы планируются и бронируются только в Google Календаре
- Любое незанятое время в календаре считается свободным по умолчанию
В такой системе каждый менеджер знает не только список задач исполнителя, но и время заложенное на них.
В такой системе исполнитель не попадает в ситуации, когда ему пытаются впихнуть невпихуемое. Календарь чётко показывает возможность для дополнительных задач и наличие свободного времени. Менеджерам приходится договариваться между собой.
Такая система дисциплинирует всех: исполнителей, менеджеров, клиентов. Срочные задачи превращаются из «ну как-нибудь сделаем» в «можем поставить в план на следующую неделю».
Такая система должна снижать переработки, ведь у тебя есть чёткое разделение на рабочее и нерабочее время.
Такая система приучает думать менеджера наперёд и планировать не только своё время, но и всех вокруг.
Пожив с командными календарями хотя бы месяц ты не понимаешь, как можно жить иначе.
источник материала dnative.ru